Voraussetzungen für ein elektronisches Fahrtenbuch

Der Steuerzahlerbund informiert

Nach der Rechtsprechung muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Dies gilt sowohl für Fahrtenbücher in Papierform als auch in digitaler Form.

Ein Arbeitnehmer erhielt von seinem Arbeitgeber einen Firmenwagen, den er auch für private Fahrten nutzen durfte. Zur Erfassung der Fahrten nutzte der Arbeitnehmer eine Software anstelle eines Fahrtenbuchs in Papierform. Die Software soll bei korrekter Anwendung die gesetzlichen Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch erfüllen, wie der Hersteller angab. Nachträgliche Stornierungen und Buchungen sind aufgrund der fortlaufend geführten Kilometerstände nicht möglich. Allerdings können Fahrten ab der Erstellung des monatlichen Fahrtenbuchs bis zum Abschluss geändert oder gelöscht werden. Diese Aktualisierungen werden in einer Sicherungsdatei protokolliert und können hier nicht mehr geändert werden, um Manipulationen vorzubeugen.

Im Rahmen einer Außenprüfung stellte die Finanzverwaltung fest, dass der Arbeitnehmer die Eintragungen in das Fahrtenbuch nicht zeitnah, sondern in größeren zeitlichen Abständen vornahm. Das Finanzamt hat die Anerkennung des elektronischen Fahrtenbuchs daher versagt und den geldwerten Vorteil aus der Überlassung des Dienstwagens nach der 1-Prozent-Regelung ermittelt. „Dabei erhöht sich das monatliche Bruttogehalt um ein Prozent des Fahrzeug-Bruttolistenpreises. Durch die Steuerprogression steigt auch der Steuersatz“, informiert der Steuerzahlerbund.

Der Arbeitgeber hat gegen diese Entscheidung geklagt. Seiner Ansicht nach gewährleisteten die zusätzlichen handschriftlichen Notizen eine chronologische und vollständige Erfassung der Fahrten, selbst wenn diese in unregelmäßigen Abständen erfolgen. Zudem ist das Vernichten der Notizen unschädlich und kann nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs führen. Das Finanzgericht Düsseldorf hat mit Urteil vom 24. November 2023, Az. 3 K 1887/22 H(L), die Klage als unbegründet abgewiesen. Ein elektronisches Fahrtenbuch erfüllt nicht die Anforderungen an einen ordnungsgemäßen Nachweis der tatsächlichen privaten Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs, wenn nachträgliche Änderungen der zuvor erfassten Daten nicht in der Datei selbst, sondern in externen Protokolldateien dokumentiert werden. Das Führen eines Fahrtenbuchs ist nur dann zeitnah, wenn die Eintragungen unmittelbar nach Abschluss der jeweiligen Fahrten vorgenommen werden.

„Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss vollständig, richtig und mit zumutbarem Aufwand auf die sachliche Richtigkeit hin überprüfbar sein“, erläutert der Steuerzahlerbund. Nach der Rechtsprechung muss es zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Das Finanzgericht konnte zudem kein vertrauensbegründendes Verhalten des Finanzamts feststellen, auch wenn das elektronische Fahrtenbuch zuvor nicht beanstandet wurde. Eine bloße Nichtbeanstandung der mit dem gleichen Programm geführten Fahrtenbücher bei früheren Außenprüfungen begründet jedoch keinen Vertrauensschutz.

Mitglieder wissen mehr: Informationen zum Fahrtenbuch finden Sie in unserem Ratgeber Nr. 73 „Fahrtenbücher finanzamtssicher führen“. Diesen sowie das Fahrtenbuch können Sie kostenlos bestellen unter Tel. 06131 – 986 100 bzw. per E-Mail an info@bdst-rlp.de.

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