07.12.2018

Finanzverwaltung will GoBD aktualisieren

Aktuelles aus der Finanzverwaltung

In zunehmendem Maße werden Aufzeichnungen in Unternehmen digital erfasst und gespeichert oder Papierunterlagen gescannt, damit sie in einem Datenverarbeitungssystem archiviert werden können. Für diese elektronischen Aufzeichnungen gelten dieselben Prinzipien wie für manuell erstellte Bücher.

In den sogenannten GoBD (kurz für: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind die wichtigsten Einzelheiten zur digitalen Archivierung zusammengefasst. Das letzte Verwaltungsschreiben stammt vom 14. November 2014. Bereits damals wurde angekündigt, die GoBD regelmäßig an den technischen Fortschritt und an in der Praxis auftretende Probleme anzupassen. Nun will das Bundesfinanzministerium diese Zusage einlösen und hat im Oktober 2018 einen aktualisierten Entwurf veröffentlicht. Viele Neuerungen enthält der Entwurf, zu dem Fach- und Wirtschaftsverbände im November Stellung nehmen können, allerdings nicht.

Bereits aktuell gilt, dass Geschäftsbriefe und Belege elektronisch erfasst werden können, also beispielsweise gescannt und dann elektronisch aufbewahrt werden dürfen, wenn dadurch keine bildliche oder inhaltliche Veränderung erfolgt, keine Informationen verloren gehen und Manipulationen ausgeschlossen sind (sog. Ersetzendes Scannen). Das neue Verwaltungsschreiben stellt nun klar, dass auch das mobile Scannen z. B. per Smartphone zulässig ist. Relevant ist dies etwa auf Dienstreisen, wenn der Mitarbeiter schon während der Dienstreise den Beleg ablichtet und zur weiteren Verarbeitung und Aufbewahrung medienbruchfrei in die IT des Unternehmens überträgt. Auch der Einsatz von Multifunktionsgeräten und Scan-Straßen soll für die bildliche Erfassung von Unterlagen ausdrücklich erlaubt werden. Bisher handelt es sich nur um einen Entwurf, ob sich daran noch Änderungen ergeben, bleibt abzuwarten.

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