eRechnung ab 2025
Antworten auf die häufigsten Fragen
Seit 2025 ist die eRechnung das Standardabrechnungsformat zwischen Unternehmern im Inland. Zwar müssen die Unternehmer im Jahr 2025 noch nicht zwingend mittels einer eRechnung abrechnen, sie können dies aber tun – ohne sich hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers einholen zu müssen. Im Umkehrschluss müssen daher alle Unternehmer, ob groß oder klein, seit dem 01.01.2025 zumindest in der Lage sein, eine eRechnung zu empfangen und aufzubewahren.
1. Was ist seit 2025 eine eRechnung?
Seit dem 1. Januar 2025 (Zeitpunkt des Umsatzes) liegt eine eRechnung nur noch dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Beispielsweise ein einfaches PDF-Dokument fällt dann nicht mehr unter diese Definition. Rechnungen, die die Voraussetzungen für eine eRechnung nicht erfüllen, fallen seit dem 1. Januar 2025 unter die Bezeichnung „sonstige Rechnung“. Insbesondere Rechnungen auf Papier oder in einem unstrukturierten elektronischen Format (z. B. einfaches PDF-Dokument) stellen eine sonstige Rechnung dar.
2. Welche Formate sind für eine eRechnung zulässig?
Eine eRechnung liegt insbesondere dann vor, wenn sie die Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 erfüllt. Insbesondere die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC WL) erfüllen die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine eRechnung. Weiterhin kann das Format einer eRechnung auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Voraussetzung für eine solche Vereinbarung ist, dass das verwendete Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben aus der eRechnung ermöglicht. Sofern diese Voraussetzungen erfüllt sind, können dadurch z. B. EDI-Verfahren wie EDIFACT weiter für eRechnungen genutzt werden.
3. Gibt es Ausnahmen von der verpflichtenden eRechnung?
Die Regelungen zur verpflichtenden eRechnung gelten nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht. Daher gelten die Regelungen nicht:
• bei Rechnungen an Endverbraucher und
• für viele steuerfreie Umsätze (z. B. steuerfreie Finanzdienstleistungen und Grundstücksvermietungen).
In diesen Fällen ist die Ausstellung einer Rechnung aus umsatzsteuerlicher Sicht freiwillig.
Auch wenn eine umsatzsteuerliche Verpflichtung besteht, eine Rechnung auszustellen, braucht diese nicht als eRechnung ausgestellt zu werden bei:
• Kleinbeträgen (bis 250 Euro Bruttobetrag),
• Fahrausweisen, die als Rechnung gelten,
• Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden,
• Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z. B. viele Vereine oder staatliche Einrichtungen), und
• bestimmten Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück.
4. In diesen Fällen kann auch eine sonstige Rechnung (z. B. Papierrechnung) ausgestellt werden.
Rechnungen an die öffentliche Verwaltung (sogenannte B2G Umsätze) fallen nicht unter die umsatzsteuerlichen Regelungen für die verpflichtende eRechnung, wenn die Verwaltung nicht als Unternehmen handelt. Allerdings sind bereits seit dem 27. November 2020 Lieferanten und Dienstleister auf Grundlage der E-Rechnungsverordnungen zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern verpflichtet. Diese Regelungen sind unabhängig von den umsatzsteuerlichen Verpflichtungen zu beachten.
5. Müssen eRechnungen auch für Barkäufe ausgestellt werden?
Für Leistungen, die bar bezahlt werden, gelten keine besonderen Regelungen. Daher ist z. B. auch für ein Geschäftsessen in einem Restaurant oder für einen Materialeinkauf eines Unternehmers in einem Baumarkt eine eRechnung auszustellen, wenn der Rechnungsbetrag über 250 Euro liegt und der Rechnungsaussteller keinen Gebrauch von den Übergangsregelungen machen kann oder möchte. Es bietet sich in derartigen Fällen ggf. an, dass zunächst vor Ort eine sonstige Rechnung (z. B. in Form eines Kassenbelegs) ausgestellt wird, die nachträglich durch eine eRechnung berichtigt wird.
6. Welche Übergangsregelungen gelten für die Ausstellung einer eRechnung?
In dem Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können sich alle Rechnungsaussteller dafür entscheiden, statt einer eRechnung eine sonstige Rechnung auszustellen. Dabei kann eine Papierrechnung immer verwendet werden. Eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format als eine eRechnung (z. B. E-Mail mit einer PDF-Datei) kann – wie bisher – nur verwendet werden, wenn der Empfänger diesem Format zustimmt. Die Zustimmung kann stillschweigend erfolgen. Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 Euro verlängert sich diese Frist noch bis zum Ablauf des Jahres 2027. Schließlich kann ein EDIVerfahren, das nicht ohnehin die Voraussetzungen an eine eRechnung erfüllt, noch bis zum Ablauf des Jahres 2027 verwendet werden. Erst nach Ablauf dieser Übergangsfristen ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen die Verwendung einer eRechnung tatsächlich verpflichtend.
7. Wer muss eine eRechnung empfangen können?
Jeder Unternehmer muss in der Lage sein, seit dem 1. Januar 2025 eine eRechnung empfangen zu können. Als Unternehmer gilt, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt. Darunter fallen z. B. auch Freiberufler oder Personen, die selbst ausschließlich steuerfreie Umsätze erbringen, wie etwa Vermieter von Wohnungen, Kleinunternehmer oder Ärzte.
8. Gibt es Ausnahmen für den Empfang von eRechnungen?
Seit dem 1. Januar 2025 besteht für inländische Unternehmen die Notwendigkeit, eine eRechnung empfangen zu können. Es sind keine Ausnahmen vorgesehen. Kleinunternehmer sind zwar von der Ausstellung einer eRechnung ausgenommen, müssen aber dennoch in der Lage sein, eRechnungen zu empfangen.
9. Fallen auch Vereine unter die Regelungen zur verpflichtenden eRechnung?
Vereine können sowohl eine nicht-unternehmerische als auch eine unternehmerische Tätigkeit (z. B. wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb der Vereinsgaststätte) ausüben. Soweit der Verein unternehmerisch tätig ist, sind die allgemeinen Regelungen für die verpflichtende eRechnung anzuwenden. Das bedeutet: Der Verein muss dann eRechnungen empfangen können. Darüber hinaus muss der Verein selbst eRechnungen ausstellen, sofern keine der oben genannten Ausnahmen vorliegt oder die Übergangsfristen nicht genutzt werden. Betreffen Leistungen den nicht-unternehmerischen Bereich des Vereins, muss der Verein weder eRechnungen empfangen können noch selbst eRechnungen ausstellen. Zwar besteht auch für Umsätze an eine juristische Person, die kein Unternehmer ist (also z. B. an einen nicht-unternehmerisch tätigen Verein), eine Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung. Diese kann aber auch als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden.
10. Wie kann eine eRechnung übermittelt und empfangen werden?
Das Gesetz sieht keinen bestimmten Weg vor, über den eine eRechnung übermittelt werden muss. Daher kommen z. B. der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes, die Übergabe z. B. auf einem USB-Stick oder der Download über ein Internetportal in Betracht. Der Übermittlungsweg der eRechnung im konkreten Einzelfall kann nur zivilrechtlich zwischen den Vertragsparteien geklärt werden. Allerdings muss ein Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 den Empfang einer eRechnung sicherstellen. Dazu reicht bereits ein E-Mail-Postfach aus.
11. In welchem Umfang muss eine eRechnung eine elektronische Verarbeitung ermöglichen?
Aus der Definition, dass eine eRechnung eine elektronische Verarbeitung ermöglichen muss, ergeben sich keine weitergehenden Verpflichtungen. Der Rechnungsempfänger ist nicht verpflichtet, tatsächlich eine weitergehende elektronische Verarbeitung durchzuführen, als dies ohnehin schon durch die Regelungen zur Aufbewahrung erforderlich ist.
12. Wie muss eine eRechnung aufbewahrt werden?
Umsatzsteuerlich gilt, dass ein Unternehmer ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren hat. Bei einer eRechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unveränderbar in seiner ursprünglichen Form vorliegt.
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