Betriebliche Zapfsäule

Fahrtenbuchmethode und Nachweis der Tankkosten

Grundsätzlich müssen bei der Fahrtenbuchmethode die Kosten für den PKW dokumentiert werden. Der BFH hat mit Urteil – VI R 44/20 – vom 15.12.2022 entschieden, dass die Fahrtenbuchmethode bei einer Betriebstankstelle nicht anerkannt wird, wenn die Menge und der Preis des getankten Kraftstoffes nicht dokumentiert wurden. Der Grund hierfür liegt in der gesetzlichen Regelung des § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG. Diese Norm schreibt für die Fahrtenbuchmethode vor, dass die entstandenen Kosten durch entsprechende Belege nachzuweisen sind.

Der BFH musste über folgenden Fall entscheiden: Zwei Angestellte erhielten in einem Zeitraum von rund fünf Jahren jeweils ein betriebliches Fahrzeug von ihrem Arbeitgeber und führten ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, um das Verhältnis der Privatfahrten zu den übrigen Fahrten nachzuweisen. Hierfür wurden die Treibstoffkosten auf Basis von Durchschnittswerten geschätzt. In der Praxis sind Kostenschätzungen eine von der Finanzverwaltung anerkannte Methode. Im vorliegenden Fall kommt eine Schätzung von belegmäßig nicht erfassten Treibstoffkosten für die Fahrtenbuchmethode nach Auffassung des BFH jedoch nicht in Betracht. Er begründet dies mit dem Grundsatz der Fahrtenbuchmethode, bei der die tatsächlich entstandenen Aufwendungen stets zu belegen sind.

Die Kostenschätzung stellt auch keinen geringfügigen Mangel der Fahrtenbuchmethode dar. Geringfügige Mängel werden von der Rechtsprechung und der Finanzverwaltung weitgehend toleriert. Zudem reicht auch keine Berechnung der Kraftstoffkosten anhand von Einkaufsrechnungen über den insgesamt im Streitzeitraum bezogenen Kraftstoff und den anteiligen Kraftstoffkosten je Pkw, die sich aus dem durchschnittlichen Literpreis für Kraftstoff und dem vom Fahrzeughersteller angegebenen Durchschnittsverbrauch ergeben.

Im Rahmen von Lohnsteuerprüfungen könnten daher vor allem auf Betriebe in ländlichen Regionen hohe Lohnsteuernachzahlungen zukommen. Diese Beträge dürfen auch nicht aus dem Betriebsvermögen entnommen werden, da sonst ein geldwerter Vorteil vorliegt und die Beträge nochmals versteuert werden müssen. Das Unternehmen kann einen Nachweis durch entsprechende technische Ausstattung der Zapfsäule führen, z. B. durch einen Chip. Viele kleinere Unternehmen verfügen jedoch nicht über diese technische Ausstattung. Hier müsste also noch die Menge des getankten Kraftstoffs schriftlich erfasst und ein jeweils tagesaktueller Preis pro Liter bestimmt werden. Auch bei E-Fahrzeugen sollten die Menge und der Preis des getankten Stroms belegmäßig erfasst werden.

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