BdSt Rheinland-Pfalz - Was jetzt in den Reißwolf darf

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10.01.2014

Was jetzt in den Reißwolf darf

Welche Aufbewahrungsfristen Unternehmer und Privatpersonen beachten müssen

Mit dem Jahresbeginn 2014 können sich Unternehmer und Privatpersonen von vielen Unterlagen trennen. Allerdings sollte nichts blindlings weggeworfen werden, denn es sind bestimmte Aufbewahrungspflichten für das Finanzamt zu beachten, so der Bund der Steuerzahler Rheinland-Pfalz.

Ein Unternehmer muss Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher zehn Jahre lang aufbewahren. Auch digitale Aufzeichnungen sind zehn Jahre lang zugänglich zu machen. Bei empfangenen oder abgesandten Handels- und Geschäftsbriefen beträgt die Aufbewahrungspflicht grundsätzlich nur sechs Jahre. Beginn der Aufbewahrungsfrist ist der Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Geschäftsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, der Geschäftsbrief abgesandt oder empfangen wurde.

Zu Beginn des Jahres 2014 können Unternehmer daher folgende Unterlagen entsorgen:
• Bücher und Aufzeichnungen mit der letzten Eintragung aus dem Jahr 2003;
• Inventare, die bis 31.12.2003 oder früher aufgestellt worden sind;
• Jahresabschlüsse, die bis zum 31.12.2003 oder früher erstellt worden sind;
• Buchungsbelege aus dem Jahr 2003 und früher;
• empfangene Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die bis zum 31.12.2007 oder früher eingegangen sind;
• Durchschriften abgesandter Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die bis zum bis 31.12.2007 oder früher abgesandt wurden.

Privatpersonen müssen Rechnungen und sonstige Belege normalerweise nicht archivieren. Wurden die Unterlagen dem Finanzamt vorgelegt und ist der Steuerbescheid in Ordnung, brauchen die Belege nicht mehr aufbewahrt werden. Fertigt der Steuerzahler seine Steuererklärung mit ElsterOnline an, so muss er die Belege bis zur Bestandskraft des Steuerbescheides aufbewahren, erklärt der Steuerzahlerbund. Bestandskräftig wird der Steuerbescheid in der Regel mit Ablauf der Einspruchsfrist. Eine Ausnahme gilt für Steuerzahler, die gut verdient haben: Wessen Einkünfte aus nichtselbständiger Tätigkeit, Vermietung und Verpachtung, Kapitaleinkünften sowie sonstigen Einkünften 2013 zusammen mehr als 500.000 Euro betragen, muss steuerlich relevante Unterlagen sechs Jahre lang aufbewahren.

Eine besondere Vorschrift gibt es auch im Umsatzsteuerrecht. Danach müssen Rechnungen, die für Arbeiten oder Dienstleistungen an einem Haus, einer Wohnung oder einem Grundstück ausgestellt werden, zwei Jahre lang vom Mieter oder Hausbesitzer aufbewahrt werden – und zwar auch dann, wenn er eine Privatperson ist.

Auch aus zivilrechtlichen Gründen sollten Rechnungen und Quittungen aufbewahrt werden, denn damit lassen sich im Streitfall Verjährungsfristen oder Gewährleistungs-rechte nachweisen.

Der Bund der Steuerzahler bietet im kostenlosen BdSt-Ratgeber Nr. 54 „Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen für Buchführungsunterlagen“ einen Kurzüberblick über Aufbewahrungsfristen für bestimmte Dokumente sowie weitere Informationen. Der Ratgeber kann per Telefon unter 06131-986100 oder per E-Mail unter rheinland-pfalz@steuerzahler.de kostenlos angefordert werden.
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